a. përmbledhje të projektit teknik dhe të raportit të vlerësimit të ndikimit në mjedis;
b. projektleja mjedisore për veprimtarinë;
c. dosja e plotë e projektit, për pjestarë të publikut që duan të njihen në mënyrë të plotë me të.
Materialet e mësipërme duhet të hartohen në gjuhën shqipe dhe me terminologji të thjeshtë. Çfarë duhet të përmbajë njoftimi? Njoftimi i qeverisjes vendore përcakton:a. vendin ku qëndron i depozituar dokumentacioni rreth projektit;
b. afatin kohor për dëgjesën publike, i cili duhet të jetë jo më pak se 1 muaj nga data e fundit e shpalljes së njoftimit;
c. vendin, datën dhe orën e organizimit të dëgjesës me publikun.
Si bëhet njoftimi për dëgjesën publike? Njoftimi hartohet me shkrim dhe publikohet gjatë 20 ditëve, pa ndërprerje:a. në radio e televizione vendore;
b. në faqen e internetit të institucionit;
c. në botime, të përditshme apo periodike, kur është e mundur;
d. në tabelën e njoftimeve të njësisë të qeverisjes vendore.
Detyrimet gjatë dëgjesës së publikut Në diskutimin me publikun marrin pjesë: specialistët e njesisë së qeverisjes vendore, ekspertët e çertifikuar që kanë përgatitur raportin e Vlerësimit të Ndikimit në Mjedis; specialistë të Ministrisë së Mjedisit dhe specialistë të ministrive që kanë lidhje me veprimtarinë për të cilën kërkohet leja. Specialistët e Ministrisë së Mjedisit mbajnë proçesverbalin e takimit, ku shënohen të gjitha sugjerimet, vërejtjet dhe propozimet e publikut. Gjatë takimit duhet qarkulluar lista e pjesëmarrësve, ku duhet të shënohet nga vetë pjesmarrësit, emri i tyre i plotë, institucioni apo bashkia nga vijnë, si dhe një numër kontakti apo adresë e-maili, me të cilat do mbahen kontaktet për çdo zhvillim të mëtejshëm të proçesit vendimmarrës. Reflektimi i mendimeve të publikut Pas dëgjesës, vërejtjet e publikut duhet të reflektohen në lejen mjedisore. Për propozimet që nuk reflektohen, duhet të jepen argumentet përkatëse.
